怎样减少企业中那些惊人的“无效工作”?

 行业动态     |      2020-06-24 02:34

要不断地反思:此时此刻在做的事情,是不是真的创造价值?哪些习以为常的行为,其实是偷走绩效的元凶?

疫情发生以来,大量企业一方面要保持“低能耗”,比平时更加注重投入产出比,另一方面,很多企业也或主动或被动地进入转型期。但即使如此,企业中那些惊人的浪费,依然没有被重视,甚至被意识到。

那么,公司中“没被意识的浪费”包括什么?究竟怎样向无效工作发起挑战?在当前的管理优化中,有哪些偷走绩效的无效工作?

南通富美服饰有限公司董事长、《偷走绩效的50个无效行为》一书作者孙建华,在《中外管理》杂志创办的“ 管理百家大讲堂”上,分享了他的一些思考与案例。

在管理中,我不断思考:此时此刻在做的事情,是不是真的创造价值?企业中真正创造价值的是谁?有多少人不创造价值,或者不直接创造价值?

举个例子,某个城市了个大公园,为了管理这个公园,建了个传达室,安排了一个值班员。结果一个人盯班吃不消,就安排了三个人换班。公园还安排了环卫工人,陆续增加了四个人,结果有人开始偷懒。后来,这七八个人吃饭就成了问题,还建了一个餐厅。然后,餐厅又请了一个厨师,由于买菜不规范,就找了一个兼职买菜员和财务人员……这支队伍越来越庞大。

我曾经说:一个企业质量管理人员越忙,这个企业就越没希望。有一个广告语说:“我们的维修人员没事做”。这个创意真是太棒了!如果我们的品牌,如果不用客服和维修岂不更棒?毕竟从本质上看,质量管理人员本身并不创造价值。所以,我认为一个企业里的质量管理人员越少,说明这家企业就越优秀。

所以,我们企业一直不断地宣扬:极致地做好自己,不给别人添麻烦;极致地做好自己,执行不打折,要第一时间一次性把事情做好。因为虽然认真做事可以把事情做对,但只有用心做事才能把事情做好。

我们公司有一句话:客户不是上帝。因为把客户当上帝,那就会“唯客户是从”,就不会有自己的客观判断,还要千方百计地去跟随客户去折腾。中国有句俗话——穷折腾,说的就是折腾折腾着就变穷了。

有一次,我看到公司的平面设计人员在抠图。我问他你为什么要抠图?他说,拍照片哪有不抠图的。我问他,为什么?他说因为旁边有不干净的背景。我问他,那为什么不直接把现场背景打扫干净?!

这位平面设计人员所做的就是无用功。我们算一下,他平均1年要抠1200张产品照片,每张照片10分钟,算下来1年有25天的工作时间在做这些无用功,但公司一分钱没少给他。你说付给他的工资值不值?

所以,我们要不断的反思,我此时此刻在做的事情,看似正常的工作是不是真的在创造价值?

在我们公司有这么一句话:客户不是上帝,但要在专业基础上给予尊重。试想,客户那儿也有刚毕业才几个月的新员工,他们的一些指示,如果我们都奉为圣旨会怎样?唯客户是从,就会让我们失去自己的客观判断,还得千方百计地去跟随客户去折腾。

想想我们自己20多年来的经历,难道你的经验比不上一个刚出茅庐的小设计师,所以我们要自信,不能盲从,我们需要专业服务,而不是把客户奉为上帝。专业地服务好客户,不仅可以降低成本,还可以得到客户的信赖。

所以,一味地满足客户,不仅自己的工作没有乐趣、没有价值、缺少尊严,也得不到客户的信赖。因此,专业地服务好客户,从而获得客户的信赖,是可以大大的降低成本的。

大概在10年前,我参加过一家上市公司的供应商大会。这位老板在600人的大会上慷慨陈词,他说3-5年,我们要做到有多少家店铺。而当时网络销售开始兴起,按照过去的业绩推断,这个目标基本上是完不成的。老板问供应商:各位如何帮我们提升50%的利润?

有些供应商提供了几个建议。我当时听到这个问题就有点不爽,在我看来,这个老板的格局会直接影响企业的命运。但我依然提出了建议,就4个字:提前付款。大家都盯着我,感觉我像傻瓜一样。

我解释道:一般企业是产品出货后45天付款,而你们是60天甚至更长才付款。如果你们改为30天,甚至预付定金,相信任何一家企业给你降低5%的价格都不成问题,因为所有企业最担心的就是出货以后不能及时收款。

通常,人之常情是:你把钱都先给了我,我得对得起你的那份信任,力争做得更好,即使价格低一点也无所谓。这5%的利润不就轻松出来了吗?假如一家企业原本有5%的利润,现在成本又降低了5%,这个利润率不就增加了100%吗?如果当初利润率是10%,现在多了5%,那不就增加了50%吗?

一家企业,会议是必须的。但很多会议是无效的,无论是小公司还是大公司。那么,如何让一次会议更有效?

首先,一定要明确:会议不是讨论问题,而是做决策。即使有讨论的环节,也应该是基于一两个想法或是一个蓝本,并在这个基础上,进行优化和形成决策意见,而不是无中生有。

其次,是“相关人员”参会,而不是按级别召集参会。先谈公共话题,再谈个性话题。与个性话题无关的人,可以在公共话题结束后,先离开。否则浪费时间。

再次,就是会议有记录,形成决议,有责任人和时间点。就像是一次读书会,你要明确学到什么,收获了什么,企业和个人有什么行动。因为对任何人,没有行动的感悟,大都是没有意义的。

有专家分析:大多数会议,70%是无效的。如果一个公司有200人,平均每人每周有2小时的会议,那么每年就是2万个小时的会议,假如70%是无效的,那么就是近1.5万个小时浪费了。

浪费也存在于生产计划中。对于一家出口型企业,有多少企业能把亏损控制为零呢?有多少企业能抓住一次该抓住的呢,这并不太容易。而该抓住没有抓住,其实就是损失。

在我们公司有这么一句话:别人能的,而我们没能,就是我们的无能。举例来说,一个订单要求30天完成,而按照计划和常规要45天交货。一两次订户无所谓,但时间长了,基本上交货都是40-60天,那么从此以后,30-40天的订单就不会再发到我们这里。这也就意味着,我们就失去了这个客户。长此以往,公司就要等死。

所以,什么是竞争力?就是即使有1%的希望,也要做100%的努力。做生产计划不是排队,而应该是统筹安排,是想尽一切办法,把为客户解决问题的综合能力。

优秀的企业总是按部就班、平平静静。而差劲的企业是热火朝天、全民皆兵。生产链中,如果经常有某些环节掉链子,整个系统都会失控,到最后交货来不及,就会全民皆兵,似乎团队精神爆棚,实际是管理混乱。

平时的交货期总是拖延,而到了大年三十,再难出的货也出了。看来,还是平时的工作没有抓紧。一个员工一天有多少时间被别人盯着催着,又有多少时间在催着别人。我们公司有员工特别辛苦,1天8个小时,其中至少有5个小时在电话中。你说,还剩3个小时他能做什么?在企业里,有些人似乎很忙碌。但是真正忙出效果了吗?

杜拉克曾经说过,一家企业中,越是看似不可能取代的人,越要将其取代。因为过于忙的人,特别被迫忙的人,不善于打造制度、体系、平衡,也不善于预防,也不善于培养人。更不舍得授权。如果每个人每个岗位都能极致地做好自己,需要别人来催你吗?跟催,其实是一种时间的浪费。

我们曾经有一款产品,按照工艺指示书排产量只能做到30件。但我觉得应该可以做到55件,但是所有管理者都认为,再怎么努力也超不过45件。我不服气,就制定了一套激励措施,结果快的一组做到72件,慢的一组也做到了63件。如果排产量按照最快的8折计算,那么至少也达到了55件。

后来,大家总结高效的原因,是因为他们不喝水、不上厕所,并且面辅料还能及时到位,一点也不用等待。“不用等待”可以提升约60%的排产量,这个效率提升多可观啊!

所以,消除生产过程中的等待,是提升效率的利器。生产过程中的等待,是被忽视的浪费。既然是浪费,就不能不说到高级管理层。

但大多数企业的财务经理,无非是给出一大堆统计数据,今年比去年增长或下降了多少。很少有财务人员能告诉你:风险在哪里,如何管控,更不要说下一步的行动建议或计划了。缺乏分析、预测的数据堆砌,对行动没有参考价值,这些数据只是死的数据,又有什么意义呢?对于财务来说,也照样花了不少时间做工作,但价值有限。而通过数据挖掘其中的价值,避免企业的风险,进而把不可控的风险变为可控的风险,才是财务的价值所在。

最后,说到惊人的浪费,大家往往忽视了最高管理者。比如:审批,有时一张票据上有好几个人签字,真的出了问题,好多人都不清楚怎么回事。前面签字的人想,反正后面有大领导把关呢;后面的人想,反正前面的人签了字的,应该没问题了。结果谁也不负责任,一年到头几万张票据,做了这么多无用功,有多大意义?

几乎所有企业在支付款项时,最后都要一把手审批。本来欠人家钱都是难为情的事,但凡符合条件的,按规定执行不就行了?何必劳烦老板大驾?再比如,领导工作要卓有成效,就一定要用人所长,将长处发挥到极致,并不断赋能。如果对一个岗位求全责备、不断换人,也会是企业一大损失。